Tietosuojakäytäntö

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

A.S.Helsingö Oy Ab (”A.S.Helsingö” tai ”me”) käsittelee verkkosivujen vierailijoiden sekä verkkokaupan asiakkaiden (jäljempänä yhteisesti ”Asiakkaat” tai ”sinä”) henkilötietoja tilausten käsittelemiseksi, asiakassuhteen hoitamiseen, sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi käsittelemme verkkosivujen vierailijoiden tietoja analytiikkatarkoituksiin.

Meille on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on tarjota sinulle tietoa henkilötietojesi käsittelystä.

Huomaathan, että tämä tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan A.S. Helsingön rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelytapojen muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuillamme. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen tai rajoita Asiakkaiden tämän Tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta tällaisista muutoksista.

Maksutapahtumien osalta rekisterinpitäjänä toimii kulloinkin valittu maksupalveluntarjoaja (verkkopankkimaksujen osalta valitsemasi verkkopankki). Maksupalveluntarjoajien Paypalin ja Collectorin tietosuojaselosteet ovat luettavissa alla olevista linkeistä:

Paypal

Collector

2. YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

A.S.Helsingö Oy Ab
Y-tunnus: 2690059-2
Pohjoisesplanadi 35 A 29, 00100 Helsinki Finland
info@helsingo.com

Henkilötietoihin liittyvistä yhteydenotoista vastaava henkilö:

Sebastian Schauman

3. KERÄTYT TIEDOT

Keräämme Asiakkaistamme seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi;
• sähköpostiosoite;
• postiosoite;
• puhelinnumero;
• rekisteristeröityneiden Asiakkaiden asiakastiliä koskevat tiedot ja tilin salasana;
• muut asiakkaan antamat lisätiedot (esimerkiksi Asiakkaan hinta-arviota varten lataama Ikea-suunnitelma)
• tilaus- ja toimitushistoria;
• valittu maksutapa ja maksutiedot;
• mahdollinen asiakaskommunikaatio (esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihto tai asiakaspalvelijan kanssa käyty chat-keskustelu);
• tiedot palautuksista, reklamaatioista tai muista vastaavista vaateista;
• suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot; ja
• yritysasiakkaiden edustajien kohdalla yrityksen nimi ja edustajan positio.

Lisäksi käsittelemme verkkovierailujen osalta eräitä teknisiä tietoja, joista saatat joissain tapauksissa olla välillisesti tunnistettavissa. Tässä tapauksessa käsittelemme kyseisiä teknisiä tietoja henkilötietoina.

Keräämämme tekniset tiedot koostuvat seuraavista tiedoista:

• IP-osoitteesi;
• kieliasetuksesi;
• käyttöjärjestelmä ja laitetyyppi;
• karkea maantieteellinen sijainti;
• verkkokaupasta etsimäsi tuotteet; ja
• sivuhistoria verkkokaupan sisällä.

4. EVÄSTEET JA ANALYTIIKKATYÖKALUT

Käytämme evästeitä parantaaksemme sivustomme käytettävyyttä ja toimivuutta. Lisäksi hyödynnämme evästeitä analytiikkatiedon keräämiseksi ja sosiaalisen median tilien integroimisessa sivustollemme.
Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle tallennettava tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita tietokonettasi.

Vieraillessasi sivustolla sinulta kysytään erillistä suostumusta evästeiden käyttämiselle.Voit lisäksi estää evästeiden käytön selaimessasi tai asettaa selaimesi varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Esimerkiksi seuraavat linkit tarjoavat informaatiota evästeasetusten muuttamisesta suosituimmissa selaimissa:

Safari
Google Chrome
Internet Explorer
Mozilla Firefox

Huomaathan, että sivustomme ei välttämättä toimi parhaalla mahdollisella tavalla mikäli evästeet on estetty.

Google Analytics

Käytämme sivuillamme Google Analytics -työkalua. Lisää tietoa Google Analyticsin tietosuojasta on saatavilla Google Analyticsin tietosuojaselosteesta. Voit estää Google Analyticsin seurannan asentamalla selaimeesi seuraavan lisäosan: Google Analyticsin asetukset.

Zendesk Chat

Sivustollamme on käytössä Zendeskin chat-palvelu. Zendeskin chat on ohjelmistopalvelu, joka mahdollistaa reaaliaikaisen asiakastuen tarjoamisen sivustollamme.

Lisätietoa Zendeskin chat-palvelusta saat osoitteesta https://www.zendesk.com/chat.

5. HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Lähtökohtaisesti saamme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät henkilötiedot Asiakkaalta tilauksen, sivuston palveluiden käytön tai rekisteröitymisen yhteydessä.

Tekniset analytiikkatiedot tallentuvat verkkovierailun yhteydessä automaattisesti.

6. TIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUDELLISET PERUSTEET

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Tilaussopimuksen ja toimitusten toteuttaminen

Käsittelemme Asiakkaiden henkilötietoja tilauksen käsittelemistä, vahvistamista ja toimittamista varten. Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä tilausta tai tuotetta koskevien reklamaatioiden tai takuuta koskevien tilanteiden yhteydessä.

Yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella täyttääksemme sopimusvelvoitteemme asiakasorganisaatiota kohtaan.

Asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoitaminen

Asiakkaiden tietoja voidaan käyttää asiakaspalveluun, viestintään ja asiakassuhteen hallintaan ja ylläpitämiseen.

Jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytät sivustomme palveluita tai asioit kanssamme chatin kautta, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn.

Suoramarkkinointi

Tilaamalla uutiskirjeemme, tai muulla tavoin ilmaisemalla haluavasi vastaanottaa suoramarkkinointimateriaalia, annat meille suostumuksen käsitellä henkilötietojasi lähettääksemme sinulle suoramarkkinointimateriaalia, kuten tietoa tuotteistamme sekä ajankohtaisista tarjouksista ja tapahtumista. Eräissä tilanteissa voimme lähettää suoramarkkinointiviestejä myös oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi ja kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Analytiikka ja trendien havainnointi

Voimme käsitellä sivustomme käyttöä koskevia tietoja parantaaksemme sivustomme ja verkkokauppamme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia sivuston käyttöön liittyviä trendejä. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa.

Evästeet

Käsittelemme nettisivuillamme evästeitä taataksemme sen oikean toiminnan ja parantaaksemme sivuston sekä palveluidemme käytettävyyttä. Käytämme evästeitä myös analytiikkatiedon keräämiseen sekä verkkomainonnan kohdentamiseen. Lisää tietoa evästeistä ja miten käytämme niitä saat tämän selosteen kohdasta 4.

Lakisääteiset velvollisuudet

Voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi tai viranomaisten tietopyyntöihin vastaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet

Henkilötietojesi käsittelyn oikeudellinen perustuu riippuu käsittelyn luonteesta ja tarkoituksesta. Tarkemmat tiedot oikeudellisesta käsittelyperusteesta ovat listattuina yllä yksittäisten käsittelytarkoitusten yhteydessä.

Käsittelemme henkilötietoja hoitaaksemme sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutemme Asiakasta kohtaan, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi Asiakkaan aloitteesta. Eräitä tietoja voimme lisäksi käsitellä täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja suostumuksen perusteella silloin kun olet antanut henkilötiedon käsittelylle suostumuksesi. Tässä tapauksessa sinulla on oikeus peruuttaa suostumus minä tahansa ajankohtana ottamalla meihin yhteyttä.

Käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun etumme perusteella ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme, esimerkiksi verkkosivuanalytiikan keräämiseen. Kun käsittelemme henkilötietoja tällä perusteella, arvioimme huolellisesti käsittelytarvettamme suhteessa yksityisyyteesi.

7. SÄILYTYSAIKA

Säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lainsäädäntö sitä vaatii tai kuin se on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

8. HENKILÖTIETOJEN KANSAINVÄLISET SIIRROT

A.S.Helsingö säilyttää henkilötietoja pääasiallisesti Euroopan talousalueen sisällä.

Käyttämämme palveluntarjoajat toimivat kuitenkin useilla maantieteellisillä alueilla. Me ja palveluntarjoajamme voimme siten siirtää henkilötietoja, tai saada niihin pääsyn Euroopan talousalueen tai asuinvaltiosi ulkopuolisissa valtioissa.

Suoritamme riittävät toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojesi suojan taso on riittävä niillä alueilla, joilla henkilötietojasi käsitellään. Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin palvelutarjoajiemme kanssa tekemillämme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla soveltuvilla järjestelyillä.

9. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJARYHMÄT

Emme luovuta henkilötietojasi A.S.Helsingön organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja A.S.Helsingön organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, identiteettivarkauden, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) A.S.Helsingön tai muiden Asiakkaidemme edun tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme sinulle tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille, esimerkiksi kuljetuspalvelusta vastaavalle palveluntarjoajalle. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Muista oikeutetuista syistä

Mikäli A.S.Helsingö on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista Asiakkaille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja A.S.Helsingön organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen nimenomainen suostumuksesi. Sinulla on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä.

10. OIKEUTESI

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada pääsyn itseäsi koskeviin henkilötietoihin, joita A.S.Helsingö käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, ellei meillä ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tällainen syy voi esimerkiksi olla kirjanpitolaista johtuva velvollisuus säilyttää tietoa tai tarve säilyttää tilaustietoja mahdollisen takuuilmoituksen todentamiseksi.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, ota meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen. Henkilöllisyytesi varmistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista.

Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

11. SUORAMARKKINOINTI

Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen esimerkiksi tilaamalla uutiskirjeen, voimme lähettää sinulle tiedotteita koskien tuotteitamme, tarjouksiamme tai tapahtumiamme.

Suoramarkkinointia voidaan myös lähettää nykyisten tai potentiaalisten asiakasorganisaatioiden edustajille.

Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi tai kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin ottamalla meihin yhteyttä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

12. TIETOTURVALLISUUS

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Asiakkaiden yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kyseisille Asiakkaille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.

13. VALITUKSEN TEKEMINEN

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet A.S.Helsingön henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.